Datenschutzinformationen für Beschäftigte

1. Allgemeine Hinweise

Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 12, 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Begründung, der Durchführung und Beendigung Ihrer Beschäftigung sowie über Ihre daraus resultierenden Rechte. Die Datenschutzerklärung gilt für alle Mitarbeitenden des Unternehmens der Verantwortlichen.

Die Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

maxupport GmbH
personal.nrw
Winkelstr. 2a
33332 Gütersloh

Telefon: 05241/5047150
E-Mail: kontakt@personal.nrw

Verantwortliche Stelle ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir zahlreiche personenbezogene Daten, insbesondere:

• Namen, Adressen und Kontaktdaten
• Berufliche Qualifikation, Schulausbildung, Weiterbildung etc.
• Arbeits-, Urlaubszeiten und Krankheitszeiten
• Arbeitsrechtliche Beurteilungen oder Verwarnungen
• Bankverbindungen
• Sozial- und Krankenversicherungsdaten
• Steuerdaten inkl. Ihre ggf. bestehende Zugehörigkeit zu einer steuerrechtlich relevanten Religionsgemeinschaft

Wir verarbeiten Informationen über Sie, die von Ihnen selbst oder von einem Dritten (z. B. Personalvermittlungsdienst) zum Zweck der Einstellung und Durchführung Ihres Arbeitsverhältnisses bereitgestellt wurden. Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses können wir weitere Informationen erlangen, die wir unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften ebenfalls verarbeiten werden.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen wir uns grundsätzlich auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG): Soweit die Datenverarbeitung für die Anbahnung, Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dies umfasst auch personenbezogene Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfasst werden.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG): Wenn Sie uns eine freiwillige Einwilligung geben, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke zu verarbeiten, basiert die Verarbeitung auf § 26 Abs. 2 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bei der Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, um Ansprüche aus Ihrem Arbeitsverhältnis gegen uns abzuwehren, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Art. 9 DSGVO (bei Verarbeitung besonderer Datenkategorien): Wenn wir besondere Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeiten, geschieht dies im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses, zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht und dem Sozialschutz (z. B. Angaben zur Kirchenzugehörigkeit für die Berechnung der Kirchensteuer, Erfassung einer Schwerbehinderung zum Zwecke der Durchführung von Maßnahmen nach SGB IX). Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG. Zusätzlich kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.

Sofern speziellere Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung greifen (z. B. Kollektivvereinbarungen), werden wir Sie über diese Rechtsgrundlagen in geeigneter Form informieren.

4. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an diejenigen Personen und Abteilungen weitergegeben, die die Daten zur Erfüllung der ihnen jeweils zugewiesenen Aufgaben benötigen. Die Daten der Mitarbeitenden – insbesondere die Personalakten – werden getrennt von anderen Datenbeständen aufbewahrt.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten.  Wir geben die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden an folgende Dritte weiter:

• Externe Steuerberatung
• Externe Buchhaltung
• Einsatzbetriebe
• mögliche Interessenten gemäß Stellenangebot
• Sozialversicherungsträger (Renten- und Krankenversicherung)
• Krankenkassen
• Rentenversicherungen
• Berufsgenossenschaften
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden und Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen
• Externe Softwareanbieter

Ihre Daten können an weitere Empfänger übermittelt werden, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder wir aufgrund einer sonstigen Rechtsgrundlage zur Datenübermittlung befugt sind.  Jede Datenübermittlung erfolgt unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Insbesondere werden ggf. erforderliche Verträge über Auftragsverarbeitung stets abgeschlossen.

5. Einsatz externer Softwarelösungen im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung

5.1 Einsatz von Kommunikations-Tools

Die unternehmensinterne Kommunikation kann u. a. über verschiedene (Online-)Tools erfolgen.

Diese Kommunikationstools erfassen alle Daten, die Sie selbst zur Nutzung der Tools bereitstellen und verschiedene Metadaten (Eingaben im Chat, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Dauer von Konferenzen, Beginn und Ende der Teilnahme an Konferenzen, IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, die Art der Verbindung u. v. m.). Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben.

Der Einsatz der Kommunikations-Tools erfolgt zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 26 Abs. 1 BDSG) und im berechtigten Interesse unseres Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, eine möglichst reibungslose und zeitgemäße Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitenden sicherzustellen.

In unserem Unternehmen werden folgende Online-Kommunikations-Tools bereitgestellt:

• Microsoft Teams: Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/6474.

5.2 Personalverwaltungssoftware

Die verantwortliche Stelle setzt Personalverwaltungssoftware ein, um Personalprozesse zu verwalten.  Je nach Funktion der Personalverwaltungssoftware, erfolgt die Verwendung der Software zum Zwecke der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 26 Abs. 1 BDSG) oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Im Übrigen besteht ein berechtigtes Interesse am Einsatz einer etablierten, sicheren und zuverlässigen Personalverwaltungssoftware, um den Vorgaben der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.

Die Verantwortliche hat mit den Anbietern der jeweiligen Personalverwaltungssoftware einen Vertrag über Auftragsverarbeitung abgeschlossen (Art. 28 DSGVO). Dieser stellt sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der DSGVO und auf Grundlage Ihrer Weisungen verarbeitet werden.  Hierzu werden folgende Personalverwaltungssoftware-Lösungen eingesetzt:

6. Daten, die der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer von Dritten erhält (Informationen nach Art. 14 DSGVO)

Online-Datenabruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)

Zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit und der Festsetzung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall kann die verantwortliche Stelle eine elektronische Bescheinigung (eAU) von der gesetzlichen Krankenkasse abrufen (Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1, 3 BDSG, § 5 Abs. 1a EFZG und § 109 Abs. 1 SGB IV).

Die Verarbeitungen der Beschäftigtendaten erfolgen zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtgrundlage hierfür ist § 26 Abs. 1 und Abs. 3 BDSG.

7. Dauer der Datenspeicherung

Ihre Personalakte verbleibt für die Dauer Ihrer Beschäftigung bei uns und wird 10 Jahre nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen gelöscht.

Im Übrigen gilt: Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses nicht statt.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen im Rahmen der Vorgaben der DSGVO folgende Datenschutzrechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung des Verarbeitungszwecks haben Sie ferner das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die wir automatisiert, auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags verarbeiten an sich oder an einen anderen Verantwortlichen in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit dies technisch machbar ist.

Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Wenn Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde hiergegen einzulegen.

In Fällen, in denen die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO).